직장생활에서 업무 요청하기..

직장 생활을 하면서 혼자 스스로 모든 것을 처리할수는 없다.

언제나 바로 옆자리 동료나 멀게는 해외의 인력에게 업무 연락을 하거나 내가 원하는 데이터를 요청을 해야만 한다.

하지만 항상 모든 사람이 즉각적으로 내가 원하는 대답을 줄수는 없을 뿐더러 모두가 그렇겠지만 다들 바쁜 사람들 뿐이다.

업무시간에 자신의 업무를 하는게 당연한거고

이러한 요청만 받는게 일이더라도 절차와 형식이라는게 있기 마련이다.

허나 이러한 요청을 받는 사람도 기분 좋고 명확하게 요청을 하는 방법을 회사에서는 알려 주지 않는다.

대부분의 업무를 메일로 진행하다보니 꼭 확립을 하고 가야 할 것이다.

근데 어렵다.

왜??

글쓰기는 사실 우리나라 교육과정에서 정식으로 배우지 않기 때문이다.

논술이라는 것 결국의 자신의 의견을 조리있게 써 내려 가는 것 뿐이기 때문이다.

내가 필요한 것은 상대방의 즉흥적인 대답을 받을 수 있는 매력적인 요청이다. (자소서랑 비슷하려나?)

근데 이런걸 누가 알켜 주겠는가?

결국은 스스로 그러한 형식이나 포맷을 찾아야 하고 시행착오를 격어봐야 할 것이다.

(이 내용을 꼭 오늘 오늘 막내 파트 신입이 얼척 없게 요청을 해서 그런건 아니지만 어느 정도 영향은 있겠지 뭐..)

내가 주로 사용하는 메일 형식인데 뭐 크게 특별한 것은 없다.

항상 이러한 형식으로 하는것은 아니고 때에 따라서 더 추가 되거나 빠지기도 한다.

1. 인사 : 인사야 뭐 간단하게 형식적으로 하는 경우가 대부분이다. 어찌되었건 여기는 회사고 이거 업무니깐..

2. 요청 목적 : 이 부분이 어떻게 보면 제일 중요하다. 내가 왜 필요한지 메일 수신자에게 납득이 가야 하는데.. 이 부분이 납득이 가야 그 아래 내용도 주의 깊게 읽어 본다. A라는 사람에게서 데이터를 받아야 한다. 메일을 쓴다. '안녕? 난 누구누구야. 데이터 좀 주겠니?' 매일 반복적으로 하는 업무라면 뭐 크게 문제 없겠지만 간헐적 또는 처음 요청 하는 것이라면? '뭐야 이건?' 하면 왜 필요한지 다시 메일을 받게 될수도 있다.

3. 요청 양식 또는 형태 : 미리 정해진 형식이 있다면 해당 포맷으로 어떻게 달라고 명시를 해두는게 좋다. 

4. 기한 : 필요하다면 언제까지 달라고 아니면 언제까지 줄수 있냐고 일정을 주는게 좋다. 그게 받아 보는 사람 입장에서도 우선순위를 정하기가 쉬워진다.

위와 같은 이야기를 쓰는 이유는 결국은 회사 업무에서 커뮤니케이션하는 시간이 80% 가까이를 차지하는 대기업에 있다보니 위와 같은 불 필요한 질문은 사전에 차단하는게 좋다고 느끼는 바가 커서이다. 명확한 요청 메일 한번만 보내고 받으면 될 것을 계속적으로 형식이나 기한등을 계속 물어보면 서로 손해 아니겠는가??

[오늘의 신나는 시니비 이야기]

- 시니비 : 아! 이 작업을 해야 하는데 이거 데이터가 필요하다고 했지? 요청해야지.

 '몇월 몇일 작업 할때 쓰려고 하니 데이터 전달 바랍니다.'

- 시니비 : 옳지 좋았어! 이렇게 보내야 겠다.

- 담당자 : 응? 뭐지? 이 데이터는 매일매일 FTP로 주고 있는데 왜 달라고 하는거지?

 '현재 매일 FTP로 데이터를 전송하고 있습니다. 추가적인 데이터가 왜? 어떤 형식으로 필요한건가요?'

- 시니비 : (응? 무슨 소리지? 매일 주고 있다고? 금시 초문인데?)

 요청 받은 데이터를 가지고 처리를 해야 하는 다른 담당자에게 '이거 별도의 받는 데이터 형식이나 다른게 있나요?'

- 나 : (부글부글부글부글) 시니비 나 좀 봐요...

 

우선 이전 담당자의 요청메일과 시니비의 메일을 비교해 보라고 한다.

- 시니비 : 음.. 이게 매일 주는 게 아닌것으로 알고 있는데 아닌가요?

- 나 : (야 임마) 메일을 보라고요. 두개의 요청하는 메일이 어떻게 다른지. 그리고 제가 다른 부서나 팀으로 요청 메일 보낼때는 꼭 나 한테 먼저 검수 받으라고 했지요?

- 시니비 : (아차!) 네.

- 나 : 자, 뭐가 달라고?

- 시니비 : (빤히 쳐다본다..) FTP로 데이터를 보내주는 지 제가 몰랐네요.

- 나 : (하~~ 한숨...) 아니아니, 요청 메일 형식을 한번 보세요. 시니비가 보낸 메일 한줄짜리랑 이전 담당자 분의 요청하는 목적이 무엇이고 어떤 데이터로 분리를 해서 우리가 무엇을 하기 위해서 쓰일 것이다 등등등. 그리고 매일 주는건 꽤 된걸로 알고 있으니 나중에 확인해 보고.

- 시니비 : .....

- 나 : 자.. 데이터가 이렇게 이렇게 필요하다고 명시 되어 있죠? 업무를 요청할때는 요청 목적이나 어떤 형태로 데이터가 필요한지 명시를 해줘야 불필요한 커뮤니케이션이 필요 없을꺼잖아요.. 일단은 우리가 필요한 데이터 목록 다시 정리해서 다시 요청 메일 작성하고, 그 담당자 분에게는 다시 정리해서 다시 요청 드리겠다고 메일 드려요.

- 시니비 : (다른 담당자에게 확인을 해보고) 네, 알겠습니다. 그리고 그 데이터는 FTP로 매일 받고 있답니다.

* 넋두리

우리 시니비 아직 신입인데..

내가 너무 많은 것을 바라는 것일까 모르겠다. ㅜㅜ

후~ 계속 지적하는 것을 반복하니깐 가끔 짜증도 나고...

따로 언급은 안했지만 당연히 알고 있을 것들(회의 때마다 이야기 나오고 계속해서 반복되게 중요하게 이야기 나오는 것들인데..)에 대해서 그게 되고 있어요? 라고 물어봐서 황당하게 하고...

아직 그 담당자에게 메일도 안 보냈고...

퇴근 전 마지막 메일은 또 ?? 투성이로 만들고... 후.......

계획 세워온거 검토해 보고 이렇게 수정해서 진행했으면 좋겠다고 했는데 아직 벌써 5일이나 지나가고 있고....

시간이 해결해 주리라~

난 깐깐한 멘토이니라~~